Interessenten sagen Besichtigungstermine ständig ab – was tun?

Absagen lassen sich nicht abschaffen. Was Sie ändern können, ist der Zeitpunkt und die Folge: Wer früh absagt, kostet Sie nichts, solange der Slot danach sofort wieder buchbar ist. Drei Stellschrauben reichen dafür:

Absagen so einfach machen, dass sie früh passieren – zwei Klicks aus der Bestätigung, die direkt nach der Buchung kommt, oder aus der Erinnerung am Vortag. Ohne Anruf, ohne Login.
Den frei gewordenen Zeitpunkt automatisch wieder freigeben, statt ihn von Hand zu suchen.
Bei knappen Terminen erst zusagen, statt sofort zu bestätigen.

Der Rest dieser Seite erklärt, wie das eingerichtet wird und was es nicht löst.

Warum die späte Absage teurer ist als die Absage

Zwei Absagen am Vorabend, und Ihr Samstagnachmittag ist tot. Die Zeit war reserviert, die Wohnung vorbereitet, die Anfahrt eingeplant – und nachrücken kann niemand mehr, weil die anderen Interessenten die Absage nie erfahren.

Genau hier entsteht der Schaden, nicht bei der Absage selbst. Ein Interessent, der zehn Tage vorher absagt, ist ein Nicht-Ereignis. Derselbe Interessent, der zwei Stunden vorher absagt oder gar nicht erscheint, kostet Sie einen Besichtigungstermin, den jemand anderes gebraucht hätte.

Was Sie in timum einstellen

Absagen leicht machen. Jede Bestätigung und jede Erinnerung enthält einen Link, mit dem Interessenten in zwei Klicks absagen – ohne Konto, ohne Rückruf. Die Erinnerung geht in jedem Tarif automatisch 24 Stunden vor dem Termin raus (Termin-Erinnerungen). Das ist der Hebel, der die No-Show-Quote von 20–30 % auf unter 10 % bringt: nicht Druck, sondern ein bequemer Ausweg, der früh genug angeboten wird.

Den Slot zurückbekommen. Sagt jemand ab, wird der Zeitpunkt wieder freigegeben und ist über Ihren Buchungslink sofort für andere sichtbar. Wenn Ihre Termine zusätzlich aus Outlook, Google oder Ihrem CRM kommen, hält Echtzeit-Verfügbarkeit die buchbaren Zeiten in beide Richtungen aktuell.

Bei knappen Terminen erst anfragen lassen. Je Buchungskanal entscheiden Sie, ob sofort verbindlich gebucht oder erst angefragt wird (Drei Buchungswege). Für ein Objekt mit vierzig Interessenten und zwei möglichen Terminen ist der Anfrage-Modus die ruhigere Variante: Sie sehen die Anfragen, bevor Sie zusagen.

Tipp

Die Erinnerungs-E-Mail ist in jedem Tarif enthalten und erledigt den größten Teil der Arbeit. Eine zusätzliche SMS vier Stunden vor dem Termin gibt es in den PROFESSIONAL-Tarifen als Zubuchoption – lohnend vor allem bei Terminen am Wochenende und bei kurzfristig vereinbarten Besichtigungen.

Was das nicht löst

Interessenten, die nie zu- und nie absagen, bleiben. Ebenso Interessenten, die sich für fünf Objekte parallel anmelden und sich erst am Termintag entscheiden. Beides senken Sie nicht mit Erinnerungen, sondern indem Sie vor der Zusage mehr über den Interessenten wissen – dafür ist der Anfrage-Modus da, und für den Verkauf die Vorqualifizierung von Kaufinteressenten.

Prüfen, ob es wirkt

Unter Einstellungen → Statistiken sehen Sie Buchungen, Teilnahme- und Absagequote für einen Zeitraum, statt zu schätzen (Termin-Statistiken; ein Monat Rückblick ist in jedem Tarif enthalten, die volle Historie in den PROFESSIONAL-Tarifen). Sinnvoll ist der Vergleich derselben vier Wochen vor und nach der Umstellung – und die Trennung zwischen *abgesagt* und *nicht erschienen*: Das erste ist ein Erfolg, das zweite bleibt ein Verlust.

Nächster Schritt

Richten Sie einen buchbaren Kalender mit automatischer Erinnerung ein und sehen Sie sich nach vier Wochen Ihre Absagequote an. Kostenlos testen – 30 Tage, ohne Kreditkarte.