Welche E-Mails und SMS timum versendet
timum hält Kunden und Ihr Team ohne Ihr Zutun auf dem Laufenden. Diese Seite zeigt auf einen Blick, welche Nachricht wann an wen geht – per E-Mail immer, per SMS zusätzlich, wenn die Funktion für Ihren Account freigeschaltet ist.
Empfänger in der Tabelle:
- Kunde – die Person, die gebucht hat (bei Gruppenterminen jeder Teilnehmende)
- Kontaktperson – der Nutzer, der der Ressource oder dem Termin als Kontakt zugeordnet ist; seine E-Mail-Adresse stammt aus dem Kontaktprofil (siehe Kontaktdaten anpassen)
E-Mails
| Ereignis | Empfänger | Zeitpunkt | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Termin gebucht (Direktbuchung) | Kunde | sofort | Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Terminart, Kontaktdaten der Kontaktperson (falls freigegeben), Adresse (falls „sichtbar“), Absage-Link, Kalendereintrag (ICS) |
| Termin gebucht | Kontaktperson | sofort | Benachrichtigung über die neue Buchung mit den Kundendaten |
| Terminanfrage gestellt | Kunde | sofort | Eingangsbestätigung: Der Termin ist noch nicht verbindlich |
| Terminanfrage gestellt | Kontaktperson | sofort | Benachrichtigung; die Anfrage erscheint in der Seitenleiste des Kalenders |
| Anfrage angenommen | Kunde | bei Annahme | Bestätigung wie bei einer Direktbuchung |
| Alternativtermin angeboten | Kunde | beim Senden | Ihre persönliche Nachricht mit einem exklusiven Buchungslink |
| Anfrage abgesagt | Kunde | beim Senden | Ihre Absage mit Begründung |
| Anfrage gelöscht | – | – | Keine Nachricht |
| Erinnerung | Kunde | am Vorabend des Termins | Termindaten, Absage-Link; enthält die Adresse, wenn sie bis dahin versteckt war |
| Termin abgesagt durch Sie | Kunde | sofort | Absage, optional mit Ihrem Grund |
| Termin abgesagt durch den Kunden | Kontaktperson | sofort | Benachrichtigung; der Zeitpunkt ist wieder frei |
| Termin verschoben | alle Teilnehmenden | sofort | Neue Termindaten |
| Treffpunkt geändert | Kunde | sofort | Neue Adresse |
Adresse erst am Vorabend
SMS
SMS sind eine Zusatzfunktion der Professional-Tarife und werden je Account freigeschaltet. Sie ergänzen die E-Mails, ersetzen sie nicht. Voraussetzung ist eine gültige Mobilnummer – beim Buchen ist sie ein optionales Feld.
| Ereignis | Empfänger | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Termin-Erinnerung | alle Teilnehmenden | 2 Stunden vor dem Termin |
| Terminbestätigung | Kunde | sofort, nur bei Terminen am selben Tag |
| Termin abgesagt | alle Teilnehmenden | am Termintag |
| Termin verschoben | alle Teilnehmenden | am Termintag |
| Treffpunkt (Adresse) geändert | alle Teilnehmenden | am Termintag |
Als Absender erscheint der Kurzname Ihres Anbieter-Kalenders (Einstellungen → Anbieter-Profil, maximal 11 Zeichen). Details unter SMS-Benachrichtigungen.
Wer die Nachrichten an Ihr Team erhält
Benachrichtigungen an Ihr Team gehen an die E-Mail-Adresse im Kontaktprofil der zugeordneten Kontaktperson. Wer die Nachrichten nicht mehr erhalten möchte, entfernt die E-Mail-Adresse aus dem Profil (siehe System-Emails unterbinden) – dann sehen allerdings auch Kunden keine E-Mail-Adresse mehr. Soll stattdessen eine zentrale Stelle alle Nachrichten bekommen, stellen Sie unter Einstellungen → Prozess-Vorgaben → Kontakt-Informationen die E-Mail auf Kalender statt Kontaktperson.
Ihr Standard-Kontaktprofil finden Sie in den Persönlichen Einstellungen (1) im Abschnitt Standard Kontaktprofil.
